Word でインデックスを段階的に作成する方法

Word で索引を作成するには、まずタイトルを強調表示し、次に文書の先頭または末尾に索引に相当する目次を作成する必要があります。タイトルを強調表示するという最初のアクションから、Word でインデックスを作成するために必要な目次の作成まで、その方法を段階的に説明します。

タイトルを強調表示する

インデックスを作成するときに考慮する必要がある方法は 2 つあります。1 つはすべてのテキストを同じ形式で書くこと、もう 1 つは完成したら形を整えることです。または、2 番目のオプションは、作成中に変更します。これはどういう意味ですか？インデックスを作成するには、階層に従ってセクションにタイトル 1、タイトル 2、タイトル 3… のマークを付ける必要があります。つまり、次のようなものになります。

1. Word でインデックスを作成する方法 (タイトル 1)
   1. インデックスの作成（タイトル2）
   2. 従うべき手順 (タイトル 2)
      1. タイトルの追加（タイトル3）
      2. 色を変える（タイトル3）

タイトルは、作成中または文書の完成時に追加できます。実は、いつでも好きなように変更できるので、完成後に気に入らない部分を変更しても問題ありません。したがって、タイトルを何にしたいか、何にしたくないかが明確でなくても、いつでも変更できるので問題ありません。

これを行うには、必要なテキストを選択し、画面の右上に移動します。ここで、「スタイル」セクションに移動し、必要なスタイルを選択します。これを行うには、インデックスに含めるタイトル、セクション、または段落を選択し、[ホーム] メニュー オプションから選択したテキストにコンテンツの構造に従って、タイトル 1、タイトル 2 などのスタイルを適用します。インデックスに含めるすべての項目にマークを付けたら、次に行う必要があるのは、Word インデックスを追加する文書の部分にカーソルを置くことです。

目次を作成する

Word のインデックスはインデックスそのものとは呼ばれず、「目次」と呼ばれ、ワード プロセッサの[参考資料] メニューから見つかります。ただし、使用している Word の正確なバージョンによっては、別のセクションまたはメニューに表示される場合があります。したがって、このチュートリアルがうまくいかない場合は、お使いのバージョンが古すぎる場合は、そのバージョンの手順を探してください。現在のものまたは最近のものの場合は、次の段落で説明する手順に従ってください。

タイトル 1 または 2 のそれぞれにスタイルがマークされ、さ​​まざまなセクションが示された文書全体が完成したら、表を作成できます。 Word でアウトラインを自動的に作成したい場合は、どれも「標準」に設定できないことに注意してください。しなければならないことは、文書の最初のページまたは最後のページに移動することです。プログラム内のどこにインデックスを作成するかによって異なります。そして、いくつかの非常に簡単な手順に従ってください…

• 画面の上部に移動します。
• 「青色」の領域にあるWord References メニューを開きます。
• 最初のセクション「目次」を見てください。
• スクリーンショットにあるように、「目次」をタップします。
• ご希望のデザインをご用意しておりますので、お選びください。

これが完了すると、空白ページのカーソルを置いた場所にインデックスがどのように作成されるかが自動的に表示されます。フォントやデザインを変更したくない場合、またはページを変更することができます。したがって、最初は気に入っていたとしても、最終的にはそれほど好みではなかったことが判明した場合は、何も起こりません。

文書に目次を挿入できない理由はいくつかあります。次のことが原因である可能性があります。

• Word の組み込みの見出し 1 ～ 3 スタイルは見出しに適用されていません。
• 正しく設定されていないカスタム スタイルを使用しました。
• 直接書式設定 (スタイルではなく) を使用してヘッダーの書式設定をクリーンアップしました。

これらのいずれかが Word で問題を引き起こします。これは、ソフトウェアがドキュメントにヘッダーが含まれていることを認識できないことを意味するためです。そのため、目次にどのエントリを追加すればよいのかわかりません。したがって、スタイルを使用してドキュメント内のすべてのヘッダーの書式を設定する必要があります。 Word の組み込みヘッダー スタイルを使用し、ニーズに合わせて変更できます。使用したカスタム スタイルをレビューして、正しく設定されていることを確認することもできます。次に目次を挿入していきます。

該当のページに移動します

前にも述べたように、各ページに対応するタイトルを 1 つずつ手動で記述する代わりにこの方法を使用する利点の 1 つは、そのページに直接移動できることです。他のセクションで説明したリンクを追加する方法を使用できますが、プログラム自体からページに移動することもできます。

Ctrl キーを押したまま、希望のポイントまたは任意のチャプタをタップするだけです。そのコンテンツがある対応するページに自動的に移動します。それはとても簡単です。このようにして、問題を簡単かつ迅速に解決できます。すべての内容とそのタイトルを整理しやすくするために、扱っている文書を完成させるときにこのタイプの索引を作成することをお勧めします。すべてが完了した後でインデックスを再編成する必要があると、さらに混乱する可能性があります。このようにして、エラーや非互換性を回避します。

インデックスを手動で作成する方法

自分で何もしなくてもいつでも自動的にインデックスを作成できるため、最初に見た関数が最も便利であることは明らかです。ただし、それが常に最も実行可能なオプションであるとは限りません。あるいは、すべてを適切に行うために手動で実行することを好むだけです。特に、各タイトルまたはサブタイトルを関連するタグ (H1、H2、H3 など) で識別するときに、これまでに適切な作業を行っていない場合はなおさらです。このような場合は、ルール機能を使用して手動の目次を作成できます。これを達成するには、以下に示す一連の手順に従う必要があります。

• まず、 Wordプログラムにアクセスする必要があります。
• その後、測定の上位の定規に自分自身を置く必要があります。
• ルーラーツールを開いたら、その上にカーソルを移動してタブ ストップを作成できます。
• この中には、ドキュメントセクションに属するページ番号があります。

このプログラムに含まれるこのソフトウェア ツールについて詳しく説明したので、次は、必要なときに必要な方法でインデックスを手動で作成できるようにするために実行する必要がある各手順を確認していきます。したがって、これは Word から、具体的には定規ツール内で実行するプロセスになります。

• そこに到達したら、同じポイントを右クリックしてタブメニューを表示します。
• オプションを選択したら、目次を手動で作成する必要があります。
• 構成されたページにエントリの名前を書き込み、Tab キーを押します。
• フィラー文字が表示されるので、そのページ数を入力します。

表形式のインデックス

さらに、Enter キーを押して次の行に移動することで、これを必要なだけ何度でも行うことができ、インデックスを手動で作成することになります。ページ数が多い場合は、作業にさらに時間がかかり、間違いが発生する可能性がありますが、これも考慮に入れることができる別の方法です。空の文書を開いて挿入画面に移動し、「表」を選択することもできます。 2 つの列と必要な行数が含まれるように設定します。左側にタイトル、右側にページ数が表示されます。タイトルを揃えたり、数字を右揃えにしたりして変更できます。次に、設定でテーブルから枠線を削除する必要があります。

たとえば、インデックス エントリを変更またはフォーマットして更新する場合は、いくつかの作業を行う必要があります。まず、XE フィールドが表示されない場合は、[ホーム]タブの [段落] グループで[表示/非表示]をクリックします。次に、変更するエントリの XE フィールドを見つける必要があります。

インデックスをカスタマイズまたは更新する

カスタム インデックスは、前述のタグに頼らずに特定の種類のコンテンツを強調したい場合、または何らかの理由で記事の構造を Word によって既定で適用される構造と異なる必要がある場合に適したソリューションです。特定の専門分野や教育環境でも発生する可能性のある状況。たとえば、複数の国と協力することに慣れている場合は特にそうです。この場合、必要なのはカスタム インデックスだけです。

何らかの理由でインデックスをカスタマイズする必要がある場合があります。その場合は、カスタム目次の作成方法を知りたい場合があります。また、何かを変更してすべてを正しくしたいため、ある時点で更新が必要になる場合もあります。その方法をお伝えします。

カスタム目次

必要に応じて、カスタムの目次を作成したり、Word でインデックスを作成したりすることもできます。実際のところ、手順はほぼ同じなので、前に見たプロセスを理解していれば、複雑な作業は発生しません。いずれの場合も、手順は次のとおりです。

• 画面の上部に移動します。
• 「青色」の領域にある Word References メニューを開きます。
• スクリーンショットにあるように、「目次」をタップします。
• 「カスタム目次」を選択します。

ここでポップアップ ウィンドウが表示され、いくつかのオプションを選択できます。プレビューを表示して、Web プレビューでページ番号を表示するかどうか、ページ番号を右揃えにするかどうか、ページ番号の代わりにハイパーリンクを使用するかどうかを選択できます。塗りつぶし文字のタイプ、レベル、または形式を選択することもできます。カスタマイズが完了したら、「同意する」をタップするだけです。

一方、 「変更」をクリックすると、これについては後で詳しく説明しますが、スタイルに関する一連の変更や、インデックス内の各ポイントのプレビューにもアクセスできます。ここには、インデックスの現在の各スタイルに関する情報が表示されます。ここでは、スペースのタイプ (たとえば、後: 5 ポイント)、スタイル: 自動的に更新、使用されるまで非表示、優先度: 40、基準: 通常などを区別できます。前のケースと同様に、好みを指定したら、受け入れて終了します。

目次を更新

テキスト内で何かを変更したが、目次は変更されていない場合、Word には [目次を更新] ボタンがあり、これを使用して各ページまたは番号を対応するタイトルに再度対応させることができます。さらに、2 つのオプションが提供されます。一方で、テーブル全体を更新することができます (テキストの更新だけでなく、ページの変更も可能です)。

一方、ページ番号のみを更新することもできます(タイトルが配置されているページのみが更新され、タイトル テキストに加えられたすべての変更は無視されます)。希望するものを選択し、「同意する」をクリックします。ただし、Word では自動的に作成されたテーブルのみが更新され、カスタムまたは手動で作成されたテーブルは更新されないことに注意してください。どちらの場合も、最近コンテンツを追加し、送信したり他のユーザーと共有したりする前にすべてのコンテンツを再度更新する必要がある場合に、両方のアクションを実行する方法を知ることが非常に重要です。

インデックスを変更する

インデックス エントリを変更または書式設定する場合は、引用符で囲まれたテキストを変更します。インデックスの更新は複雑なプロセスではありません。クリックしてF9 キーを押すだけです。これに代わる方法は、[参照] メニューに移動し、そこにある [インデックス] をクリックして、[インデックスの更新] として表される対応するオプションを選択することです。更新する必要がある場合は、明らかに手動で行う必要があります。

以前の自動オプションを選択するのが最善ですが、何らかの理由でその価値がない場合、またはコンテンツを更新しないことがわかっていて、あまりにも多くない場合は、手動で実行するのも面白いかもしれません。方法は簡単です。インデックス フィールドを選択します。その中にキーも忘れずに含めてください。次に、キーボードの DEL キーを押すと、作業は完了です。 XE フィールドが表示されない場合はどうなりますか?何も心配する必要はありません。「ホーム」をクリックして「段落」と入力するだけです。これらのフィールドが「表示」オプションで選択されていることを確認してください。

インデックスに変更を加えた後は、更新することの重要性に注意してください。そうしないと、変更が反映されません。 [インデックスを更新] オプションの使用は慣れているものなので、見逃すことはありません。少なくとも Microsoft は、Word でのインデックスの使用に関するヒントやガイドを公開するたびに、この点を非常に重視しています。

オートダイヤル

よく言われるように、インデックスは、言葉の海の中に隠された章、トピック、または名前を見つけるのに役立ちます。たとえば、書籍、仕事のプロジェクト、学術論文、その他数十ページにわたる作品の場合です。そして、存在する出版物のさまざまなタイプの「マップ」の中に、自己マーキングがあります。

これはダイアログ ボックス内のオプションにすぎず、列の表に基づいて、これから作成する単語、または作成したい単語を書きます。したがって、[インデックスの挿入]領域の[参考資料]セクションでドキュメントに移動すると、 [自動マーク] というセクションがあります。

したがって、自動マークを付けるとき、Word はテーブルを呼び出すように求めます。その表を探して見つけ、それを開くと、その単語が出現する文書のすべての部分にマークが付けられます。通常インデックスが挿入されるドキュメントの最後の部分に移動し、 [参照] – [インデックスの挿入]タブに移動するだけです。最後に、ページ番号を右に揃えます。たとえば、この場合は、ポイントを使用したフォーマットとクラシックなフォーマットを使用します。その後、受け入れるとインデックスが生成され、この場合は AutoMark を使用して、単語が文書内のどのページに出現するかを示します。

エントリを削除する

あなたが作成し、索引を作成したテキストの一連の部分を変更した後、確立した部分を削除するか、別のセクションに挿入した方がよいという結論に達する場合があります。したがって、この特定のインデックス エントリは必要ありません。幸いなことに、これはインデックス全体がヘッドレスになることなく簡単に削除できます。

これを実現するには、Word から一連の手順に従う必要があります。まず、中括弧を含むインデックス入力フィールド全体を選択し、キーボードの [削除] ボタンをタップします。もう一度言いますが、XE フィールドが表示されない場合は、ホーム タブに表示される段落記号を表示または非表示にするをタップする必要があります。最後に、インデックスを更新し、すべてを順番に表示するには、キーボードの F9 ボタンを再度クリックする必要があります。最初はうまくいかない場合は、キーボードにある「fn」キーを同時に押し続けてください。あるいは、最悪の場合は、「参照」内の「索引」セクションにある「索引の更新」機能に再度アクセスする必要があります。

インデックスを自動的に実行し、目次の更新時に何の変化も観察されなかった場合は、変更したコンテンツには、目に見えないものの構造に変更を引き起こす可能性のあるラベルがまだ含まれている可能性があります。この場合、削除したセクションに戻り、テキストの構造を損なう可能性のある改ページや段落間のスペースが残っていないことを確認する必要があります。

どのようなインデックス設計を使用するか?

Word メニューにあるように、[目次のカスタマイズ] をクリックすると、インデックスにさまざまなフォントやスタイルを選択できます。自分のドキュメントにどのオプションが最適なのか疑問に思うかもしれません。ポイントを入力しますか?大胆なタイポグラフィーですか、それともシンプルなタイポグラフィーですか?イタリック体を使用する必要がありますか?したがって、コンテキストに応じてどのスタイルが通常使用されるかを以下にアドバイスします (ただし、状況が許せば創造性が発揮されます!)。

学術的な仕事のため

大学、博士号、その他の科学研究の仕事は、密度が高く、具体的で、複雑になる傾向があります。したがって、このタイプの文書では、より多くの階層レベル (3 つ以上、つまり、章、セクション、およびサブセクション) を使用できます。サイズ 12 の Times New Roman や Arial など、読みやすいクラシック フォントを使用する必要があります。すべてのページに番号を入力することを忘れないでください。通常は、最後に参考文献の見出しも含める必要があります。

会社報告書やプレゼンテーション用

通常、科学文書とは対照的に、ビジネスレポートは明確さと簡潔さを求めます。したがって、中レベルの階層 (見出しと小見出しの最大 2 レベル) を使用できます。企業レポートで、 Calibri や Verdana など、 serif のないモダンでシンプルなフォントの使用に興味があるとします。番号付けを使用できますが、ドット区切りで十分な場合もあります。

技術マニュアルについては

技術マニュアルでは、高度な仕様に達しているため、サブセクション (3 レベル以上) に大きく分割すると便利です。フォントは、Arial や Calibri など、明確で機能的なものである必要があります。読者が文書内を簡単に移動できるように番号を付ける必要があります。また、読者が探しているものをすぐに見つけられるように、非常に明確なタイトルとサブタイトルを付ける必要があります。